www.cioworldmagazine.com

 Breaking News

เริ่มต้นจัดระเบียบอนาคตองค์กร ด้วยองค์กร การเงินดิจิทัล

เริ่มต้นจัดระเบียบอนาคตองค์กร ด้วยองค์กร การเงินดิจิทัล
September 20
11:44 2021

การเปลี่ยนไปสู่ระบบ การเงินดิจิทัล เป็นจุดที่ดีในการเริ่มต้นและการนำมาพิจารณา สำหรับดำเนินธุรกิจในยุคหลัง COVID-19 บทความนี้ขอเสนอกุญแจสำคัญ 5 ประการในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงดิจิทัลที่ผู้บริหารด้านการเงินควรนำมาพิจารณา

 

ประเทศต่างๆ ทั่วโลกรวมถึงประเทศไทยตกอยู่ในสถานการณ์ที่จะต้องล็อกดาวน์อย่างต่อเนื่องและยาวนาน เพื่อพยายามควบคุมจำนวนผู้ติดเชื้อที่เพิ่มสูงขึ้น การล็อกดาวน์และการจำกัดการเดินทางเป็นเวลานานได้สร้างความท้าทายในการดำเนินงานและการขนส่งครั้งใหญ่สำหรับองค์กรที่มองข้ามสถานการณ์ระลอกแรก ซึ่งทำให้เกิดผลกระทบระยะยาวจากการระบาด

บทความโดย: บดินทร์ ลาภรังสิรัตน์ พาร์ทเนอร์ ที่ปรึกษาด้านการสอบบัญชี ดีลอยท์ ประเทศไทย

และในขณะเดียวกัน ก็เกิดการนำโครงสร้างพื้นฐานทางดิจิทัลและนโยบายดิจิทัลใหม่มาใช้อย่างทันท่วงที เพื่อจัดการการทำงานแบบเสมือนในระยะยาว แรงกดดันในการเปลี่ยนจากการทำงานในสำนักงานเป็นการทำงานทางไกลจากทางบ้าน

รวมไปถึง การปรับใช้เครื่องมือเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานดิจิทัลแบบองค์รวม การเปลี่ยนแปลงจากการใช้ดินสอและกระดาษ การใช้กระดานวาดภาพและกระดาษพิมพ์เขียว การประชุมแบบตัวต่อตัวและการพบปะสังสรรค์ซึ่งได้เปลี่ยนแปลงการทำงานจากโลกจริงไปสู่โลกเสมือนและโลกแห่งเครื่องมือดิจิทัล

WFH ยังอยู่กับเราอีกนาน

ผลสำรวจล่าสุดจากผู้บริหารของ Fortune/Deloitte ในเดือนตุลาคมปี 2020 ระบุว่า การทำงานทางไกลจะยังคงอยู่เนื่องจากพนักงานมากกว่า 1 ใน 3 จะยังคงทำงานจากที่บ้านต่อไปแม้ระยะเวลาจะผ่านไปหนึ่งปีนับจากนี้

ผลลัพธ์ดังกล่าวกระตุ้นให้ผู้นำในอุตสาหกรรมต่างๆ ต้องคิดใหม่ว่าพนักงานของตนจะทำงานในสถานที่ใดในระยะยาว และผลดังกล่าวจะเปลี่ยนความต้องการพื้นที่สำนักงานอย่างไรบ้าง

ผลสำรวจรายงานว่าผู้บริหารกว่า 76% ระบุว่า องค์กรของพวกเขาต้องการพื้นที่น้อยลงในการก้าวไปข้างหน้า ซึ่งจะผลักดันให้สามารถประหยัดต้นทุนมากขึ้น ทั้งต้นทุนการดำเนินงานและรายจ่ายฝ่ายทุน โดย ค่าใช้จ่ายด้านอสังหาริมทรัพย์และสิ่งอำนวยความสะดวก มักเป็น 1 ใน 3 ของค่าใช้จ่ายหลัก ตามการคำนวณคร่าวๆ สามารถชี้ให้เห็นถึงสัดส่วนของค่าใช้จ่ายดังกล่าวคิดเป็น 2%-5% ของรายได้ขององค์กร

การทำงานแบบดิจิทัลสามารถให้ผลประโยชน์ได้อย่างยั่งยืน โดยการที่พนักงานกระจายตัวทำงานจากสถานที่ต่างๆ มากขึ้นย่อมหมายถึงการปล่อยมลพิษที่ลดน้อยลงเนื่องจากการเดินทางที่ลดลง และปริมาณการใช้อสังหาริมทรัพย์ที่น้อยลง การก่อสร้างที่ลดลง และการปล่อยมลพิษในการทำงานที่ต่างก็ต่ำลง

เริ่มต้นจัดระเบียบอนาคตองค์กรด้วย การเงินดิจิทัล

ดังนั้นเราจึงควร พิจารณาหาแนวทางใหม่ๆ ในการทำงานที่ดีกว่ารวมไปถึงแนวทางใหม่ๆ ในการจัดระเบียบองค์กร การเปลี่ยนไปสู่ระบบ การเงินดิจิทัลในองค์กรนับเป็นจุดที่ดีในการเริ่มต้นและการนำมาพิจารณา โดยความท้าทายส่วนใหญ่เป็นผลมาจากการดำเนินการทางการเงินที่เป็นไปแบบกึ่งดิจิทัล (Digital-manual hybrid)

แทนที่จะอยู่จนดึกเพื่อทำงานที่ยุ่งยากแบบแมนนวล องค์กรการเงินดิจิทัลจะช่วยให้องค์กรของคุณมีประสิทธิภาพและทำให้ทีมการเงินทำงานได้อย่างราบรื่นแม้ในระยะวิกฤต ซึ่งจะเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานจากการทำงานแบบแมนนวล ดั้งเดิมและสถานที่ทำงานที่ใช้แรงงานเข้มข้นในการดำเนินงานทางการเงินให้เป็นไปในรูปแบบดิจิทัล

สิ่งนี้สามารถกลายเป็นความได้เปรียบเชิงกลยุทธเนื่องจากการจัดการกระแสเงินสดและการมองเห็นข้อมูลรายละเอียดต่างๆ ได้กลายเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้นๆ ในสถานการณ์การแพร่ระบาดในปัจจุบัน

กุญแจสำคัญ 5 ประการสำหรับผู้บริหารด้านการเงิน

เมื่อคำนึงถึงเรื่องนี้แล้ว องค์กรต่างๆ จึงต้องการเร่งการนำระบบอัตโนมัติมาใช้แทนคนในการทำงาน ในองค์การการเงินดิจิทัล และนี่คือกุญแจสำคัญ 5 ประการในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงที่ผู้บริหารด้านการเงินควรนำมาพิจารณา

1.Go Paperless

องค์กรสามารถเริ่มพิจารณาการหยุดใช้กระดาษในขั้นตอนการทำงานต่างๆ เช่น ในบันทึกการอนุมัติ เอกสารการอนุมัติ กระบวนการจัดซื้อจัดหา (Procure-to-pay) กระบวนการชำระเงิน (Order-to-cash) เป็นต้น นอกเหนือจากนี้ การใช้ระบบจ่ายเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Payments) และการสนับสนุนให้ซัพพลายเออร์ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการสร้างพอร์ทัลส่วนกลาง (Central portal) สำหรับโอนย้ายเอกสาร ต่างก็ช่วยการสนับสนุนให้เกิดการลดใช้กระดาษ

2.Go Mobile

องค์กรอาจพิจารณาเปลี่ยนคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะเป็นคอมพิวเตอร์แบบพกพา รวมถึงการมองหาความเป็นไปได้ใหม่ๆ ในการทำงานขณะเดินทางผ่านทางแอพลิเคชั่นบนโทรศัพท์มือถือ เช่น การอนุมัติลำดับงานผ่านทางโทรศัพท์

3.Go Cloud

การเปลี่ยนมาใช้ระบบวางแผนใช้ทรัพยากรทางธุรกิจผ่านระบบคลาวด์ (Cloud-based ERP systems) รวมถึงการนำการขยายผลวิธีการแก้ปัญหาที่ได้จากระบบวางแผนทรัพยากร (ERP) มาใช้กับการปิดบัญชี (Financial close) และการรายงานทางการเงิน ซึ่งจะช่วยให้ทีมการเงินดำเนินงาน จัดการ และเฝ้าสังเกตการปิดบัญชี การรวบรวมกิจการ และรายงานกิจกรรมผ่านระบบออนไลน์ได้จากทุกสถานที่

4.Go Automation

องค์กรต้องเร่งการใช้ระบบอัตโนมัติมาแทนแรงงาน ยกตัวอย่างเช่น การอ่านอักขระด้วยแสง (OCR) และการประมวลผลภาษามนุษย์ (NLR) เพื่อให้กระบวนการจับข้อมูลจากเอกสารเป็นไปอย่างอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังมีการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีซอฟต์แวร์อัตโนมัติ (RPA) เพื่อให้ทำกิจกรรมการบัญชีที่ซ้ำซ้อนตามกฎโดยอัตโนมัติ

5.Go Analytics

ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อให้ตัดสินใจเกี่ยวกับบุคคลได้ดีขึ้นและช่วยผลักดันผลลัพธ์ทางธุรกิจ สร้างการคาดการณ์การที่สามารถดำเนินการได้จริงสูงและการมองการณ์ไกลจากข้อมูลของคุณ และทำให้สามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระมากยิ่งขึ้น

บทสรุปของอนาคตองค์กรและผู้บริหารด้านการเงิน

โดยสรุปแล้ว ทีมการเงินต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในการพิจารณากุญแจสำคัญ 5 ประการในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานทางการเงิน ในขณะที่ผู้บริหารด้านการเงินต้องเผชิญความท้าทายที่เพิ่มมากขึ้นในการจัดการทีมการเงินช่วงเกิดการล็อคดาวน์และการบังคับใช้นโยบายทำงานจากที่บ้านที่ในหลายประเทศที่เกิดจากสถานการณ์โรคระบาด

และอีกแง่มุมที่สำคัญที่ควรพิจารณาคือ การที่ผู้บริหารด้านการเงินและผู้มีอำนาจควบคุมควรช่วยสนับสนุนให้เกิดความยืดหยุ่น ในการทำงานได้จากทุกสถานที่ สามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และลดขั้นตอนยุ่งยากและงานที่ต้องทำด้วยตนเองแบบแมนนวล เมื่อเกิดการทำงานผ่านโลกดิจิทัล แนวคิดเรื่องสถานที่ทำงานก็ต้องปรับเปลี่ยนตาม

มิเช่นนั้นเราอาจพลาดโอกาสที่จะช่วยให้ทีมประสบความสำเร็จได้มากเท่าที่ควร และธรรมชาติของการทำงานที่เกิดขึ้นในนั้นก็นับเป็นสิ่งที่ช่วยให้องค์กรได้ประโยชน์อย่างเต็มที่จากข้อได้เปรียบของการทำงานลักษณะดังกล่าว

Related Articles

0 Comments

No Comments Yet!

There are no comments at the moment, do you want to add one?

Write a comment

Write a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.