www.cioworldmagazine.com

 Breaking News

Create your Digital Workplace Why Workflow Matters

Create your Digital Workplace Why Workflow Matters
June 20
13:28 2018

สร้างประโยชน์จากเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัล
ประสบการณ์ที่ดีของพนักงานและลูกค้าเริ่มต้นที่เอกสารซึ่งอยู่เบื้องหลังการทำงาน โดยปกติแล้วคนทั่วไปมักไม่คิดว่าเอกสารจะเกี่ยวข้องกับประสบการณ์ที่ได้รับ แต่ในความเป็นจริง เอกสารคือสื่อกลางที่ขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวไปข้างหน้า ไม่ว่าจะเป็นแบบฟอร์มต่างๆ ที่เก็บรวบรวมข้อมูลของพนักงานและลูกค้า รายงานข้อเสนอที่ช่วยให้ได้รับงานในโครงการใหญ่ๆ หรือข้อตกลงที่ช่วยขยายธุรกิจให้เติบโต ทุกครั้งที่พนักงานหรือลูกค้ามีปฏิสัมพันธ์กับเอกสาร นั่นคือโอกาสในการมอบประสบการณ์ที่น่าประทับใจ

ทุกวันนี้ เรากำลังดำเนินงานอยู่ในยุคของธุรกิจที่มุ่งเน้นประสบการณ์หรือ Experience Business และ “ประสบการณ์ของลูกค้า” (Customer Experience – CX) เป็นปัจจัยใหม่ที่สร้างความแตกต่างเหนือคู่แข่งช่วยส่งเสริมความสำเร็จของธุรกิจ การเข้าใจเรื่องนี้จำเป็นอย่างมากต่อองค์กรที่ต้องการสรรหาบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ โดยจะต้องตระหนักว่าประสบการณ์โดยรวมที่ได้รับจากแบรนด์ส่งผลกระทบต่อการดำเนินการโดยรวมของลูกค้าในแต่ละขั้นตอน

HPE1 662x190

ในทางกลับกัน ก็ส่งผลกระทบต่อความประทับใจแรกที่พนักงานใหม่ได้รับจากบริษัท ในการนำเสนอประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม องค์กรต่างๆ ต้องมองว่าพนักงานคือ “ตัวแทนลูกค้า” และเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลจะช่วยสร้างความประทับใจที่ดี และส่งผลให้พนักงานมีทัศนคติแง่บวกต่อการทำงานในระยะยาว

ข้อดีที่สำคัญของเวิร์กโฟลว์เอกสารดิจิทัลได้แก่ ผลตอบแทนทางธุรกิจดีขึ้น รวมถึงประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจของพนักงานที่เพิ่มมากขึ้น

ผลตอบแทนทางธุรกิจดีขึ้น
ในตลาดที่มีการเชื่อมต่อถึงกันและมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว กรอบเวลาการอนุมัติเอกสารและการเซ็นสัญญาที่ล่าช้าเกินไปย่อมจะก่อให้เกิดปัญหา กระบวนการที่ใช้เอกสารที่เป็นกระดาษและการเซ็นชื่อด้วยปากกาแบบเดิมๆ กลายเป็นเรื่องล้าสมัยไปโดยปริยาย ด้วยระบบดิจิทัล กระบวนการเซ็นชื่อทั้งหมดสามารถดำเนินการเสร็จสิ้นภายในเวลาไม่กี่นาที แทนที่จะต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์

ไอดีซีได้ดำเนินการสำรวจความคิดเห็นของผู้บริหารสายงานธุรกิจ 1,500 คน โดยครอบคลุมฝ่ายขาย ฝ่ายทรัพยากรบุคคลฝ่ายจัดซื้อ และอื่นๆ พบว่ากระบวนการเอกสารแบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มรายได้ราว 36% พร้อมทั้งลดค่าใช้จ่าย 30% และลดความเสี่ยงทางด้านธุรกิจและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ 23%

พนักงานมีประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจเพิ่มมากขึ้น
ระบบงานเอกสารดิจิทัลช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมาก และเพิ่มความคล่องตัวให้แก่องค์กรธุรกิจในการแย่งชิงบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการตอบสนองความคาดหวังของคนยุคมิลเลนเนียล (Millennial) ที่เติบโตมาพร้อมกับเทคโนโลยีดิจิทัล

3ผลการสำรวจความคิดเห็นของคนทำงานออฟฟิศทั่วโลกภายใต้ชื่อ “Paper Jam” ของอะโดบีชี้ว่า 61% ของผู้ตอบแบบสอบถามจะตัดสินใจเปลี่ยนงานถ้าหากงานใหม่มีเรื่องของงานเอกสารน้อยกว่า และผลการสำรวจดังกล่าวยังระบุอีกด้วยว่า 55% ของคนทำงานออฟฟิศรู้สึกถึงภาระของระบบงานที่ซ้ำซากจำเจและไร้ประสิทธิภาพ ซึ่งส่งผลให้ไม่สามารถทำงานในหน้าที่หลักได้อย่างเต็มศักยภาพ

นอกเหนือจากเรื่องของประสิทธิภาพการทำงานแล้ว พนักงานทุกคนอยากที่จะเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรที่มีแนวคิดทันสมัย มีวิสัยทัศน์กว้างไกล เครื่องมือต่างๆ เช่น ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรที่มีการดำเนินงานอย่างเหนือชั้น ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำให้เขารู้สึกภาคภูมิใจและอยากบอกเล่าให้คนอื่นๆ ได้รับรู้

ฝ่ายสนับสนุนงานหลังบ้านไม่ว่าจะเป็นบริหารทรัพยากรบุคคล สนับสนุนฝ่ายขาย การตลาด หรือกระทั่งฝ่ายไอทีจะเริ่มดำเนินการในเรื่องนี้ได้อย่างไร และมีอะไรบ้างที่องค์กรควรระวังเป็นพิเศษ เพื่อให้ประสบความสำเร็จใน “การปรับเปลี่ยนสู่ดิจิทัล” สำหรับเวิร์กโฟลว์การทำงาน

การปรับเปลี่ยนสู่ดิจิทัลหรือ Digital Transformation (DX) เป็นแบบไดนามิกที่ครอบคลุมขอบเขตกว้างขวาง ส่งผลกระทบต่อทุกส่วนของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการ โครงสร้างพื้นฐาน ระบบ รูปแบบธุรกิจ กลยุทธ์ด้านการตลาด หรือช่องทางการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า Digital Transformation ที่ประสบความสำเร็จจะต้องอาศัยการดำเนินการที่ครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร โดยมุ่งเน้นการสร้างประสบการณ์ที่ดีเยี่ยมทั้งภายในและภายนอกองค์กร ประสบการณ์ที่โดดเด่นเป็นปัจจัยหลักที่ขับเคลื่อนผลกระทบที่เหมาะสมและตรวจวัดได้ และเปลี่ยนแปลงวิธีการดำเนินธุรกิจของคุณ

อ่านต่อหน้า3

Pages: 1 2 3 4

Related Articles

0 Comments

No Comments Yet!

There are no comments at the moment, do you want to add one?

Write a comment

Write a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

BannerWeb_CIOworld_2

Like Us On Facebook

Facebook Pagelike Widget

Categories

Newsletters

ลงทะเบียนรับข่าวสารจาก CIOWorldMagazine.com